Savoir quelles informations sont utilisées et garder la maîtrise des accès.
Un document client, un devis et une information concernant un collaborateur ne présentent pas les mêmes enjeux. Nous examinons les données nécessaires à chaque usage avant de choisir une solution.
Vous devez pouvoir comprendre où ces informations sont traitées, qui peut y accéder et les conditions proposées par les fournisseurs.
Définir les données réellement nécessaires
Nous identifions les documents utiles, les informations à exclure et les accès nécessaires aux personnes qui utiliseront la solution. Lorsque cela est possible et pertinent, nous réduisons les données transmises ou travaillons sur des éléments préparés pour le test.
Comparer les garanties concrètes des fournisseurs
Nous examinons les lieux de traitement et de stockage annoncés, les conditions de conservation, l’utilisation éventuelle des données pour l’entraînement des modèles et les possibilités d’administration des accès.
L’hébergement en Suisse fait partie des options à étudier selon vos contraintes. Le choix repose sur les garanties de l’offre retenue et son adéquation à votre usage. Les points qui demandent une validation particulière sont identifiés avant la décision.
Organiser les validations et les droits d’accès
Les informations accessibles à une personne doivent correspondre à ses responsabilités. Nous définissons les vérifications utiles avant l’utilisation d’un résultat ou l’envoi d’un document, ainsi que la conduite à tenir lorsqu’une réponse est incertaine.
Un assistant relié à vos documents doit pouvoir indiquer les sources utilisées. Cette possibilité aide à vérifier une réponse ; elle ne dispense pas du contrôle adapté à son usage.
Prévoir la continuité et la sortie
Les comptes, les accès, la documentation et les modalités de suivi font partie du cadrage. Nous examinons aussi les possibilités de récupération des données et les conséquences d’un changement de fournisseur ou d’un arrêt de la solution.
Questions sur les données
Nos informations servent-elles à entraîner les modèles ?
Cela dépend du fournisseur, de l’offre et des paramètres retenus. Ce point est vérifié et expliqué avant la mise en œuvre.
Peut-on limiter un assistant à nos documents internes ?
Un assistant peut être configuré pour rechercher dans un ensemble défini de documents. Son fonctionnement, ses accès et ses limites doivent être testés pour vérifier qu’ils correspondent à l’usage attendu.
Faut-il copier tous nos documents dans un nouvel outil ?
Nous examinons d’abord les données utiles et les possibilités de connexion à vos systèmes. Le volume à transférer et les informations à exclure dépendent du besoin et de la solution retenue.